Merhaba,
Apartman işletme defteri eksik ve yanlış bilgilerle doldurulmuş görünüyor. 3 yıllık yönetim sürecinde sadece iki sayfa doldurulmuş. Defter noter onaylı. Bu defteri noterde kapattırıp aynı deftere yeni dönem olarak gelir ve giderleri işlemem mi doğru olur yoksa yeni defter açılması mı doğrudur?

Önce Sorunuzu ikiye ayırıyorum.

Karar Defterleri önce tüm sayfaları 1'den başlayarak noterde tüm sayfaları onaylattırılır. Sonra her yıl Ocak ayının son gününe kadar bir önceki yılın sayfaları noterde onaylatılarak kapattırılır.

"İşletme Defteri" tanımızın aslında "Karar Defteri" olduğunu düşürsek ;defterinizin  noterde kapattırıp aynı deftere yeni dönem olarak gelir ve giderleri işlemeniz doğrudur. Ya da defterin boş sayfalarını da noterde kapattırıp yeni bir deftere de geçebilirsiniz. Bu da doğrudur.

"İşletme Defteri" tanımız gerçekten aşağıda açıkladığım gibi gerçekten "Karar Defteri" 'nden ayrı tutulan bir  "İşletme Defteri"'ni işaret ediyor ise ;İŞLETME DEFTERİNİZİN de  noterde kapattırıp aynı deftere yeni dönem olarak gelir ve giderleri işlemeniz doğrudur. Ya da defterin boş sayfalarını da noterde kapattırıp yeni bir deftere de geçebilirsiniz. Bu da doğrudur.

2. Defter tutulması ve belgelerin saklanması: Madde 36 - Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. 
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.

Madde 32 - 3. fıkra. Kat malikleri kurulu kararları 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda, bulunan bütün kat maliklerince imzalanır karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.

Madde 41 - 3.fıkra- Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.

V - Hakimin müdahalesi:
Madde 33 - 3. fıkra .-Tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir. 25 inci madde hükmü saklıdır. (md:17)

Neden bu kadar uzun alıntılar yaptım. Çok soruda karşılaşıyorum da ondan.

Şimdi bir kısa özet yapalım;

KARAR DEFTERİ:

Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını ,protokollerini, yapılan ihtar larınve tebligatların özetlerini ve tarihlerini ve bütün giderleri, -32 nci maddede sözü geçen deftere- 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılmasını sağlarlar,. Toplantılarda da, karar ve defter bulunan bütün kat maliklerince imzalanır karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür .Yine yöneticiler bu defteri tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.  Karar defterini tutmayan ve 36 maddede yazanları  yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı olan ceza  yani  bu işleri yapmayan yöneticiye karşı hakimin müdahalesi istenir sonra hakim -tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir. Bu defterin adı KARAR DEFTERİ'dir.

Yönetici, kat malikleri kuruluna ilişkin karar defterini yasal süre içinde notere onaylattırmakla yükümlüdür.
Dava, kat mülkiyetli bir apartmanda kat malikleri kuruluna ait karar defterini yasal süresi içinde noterde tasdik ettirmekle yükümlü olan yöneticinin, bu yükümlülüğünü yerine getirmemesi halinde 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 33. maddesi gereğince cezalandırılacağını belirten aynı Yasanm 36. maddesine aykırı davranışta bulunan davalı yöneticinin cezalandırılması istemine ilişkindir.
Mahkeme iddiayı kabul ederek davalıya kesin olarak 150 lira para cezası vermiştir. Davalı bu kararı temyiz etmiş ise de mahkeme, kesin olarak verilen bir kararın temyiz edilme olanağı bulunmadığından, temyiz isteminin reddine karar verilmiştir. Davalı bu kez temyiz isteminin reddine ilişkin kararı temyiz etmiştir.
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 33. maddesinin 3. fıkrasında, para cezalarının alınmasına kesin olarak hükmolunacağı yazılıdır. Maddenin bu açık anlatımından da anlaşılacağı üzere, kesin olarak verilmiş olan bir kararın temyiz edilme olanağı bulunmadığından, mahkemece, temyiz isteminin reddi biçiminde oluşturulan karar doğru görülmüştür. (Y 5.HD. 20.2.1984 T. 1984/1602 E. 1984/1332 K.)

Yine Hâkimin, KMK. md. 33 uyarınca verdiği para cezaları kesin olup temyiz edilemez.

Dava; kat mülkiyetti bir apartmanda kat malikleri kuruluna ait karar defterini yasal süre içinde noterde tasdik ettirmekle yükümlü olan bir yöneticinin, bu yükümlülüğünü yerine getirmemesi halinde 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 33. maddesi gereğince cezalandırılacağını belirten aynı Yasanın 36. maddesine aykırı davranışta bulunan davalı yöneticinin cezalandırılması istemine ilişkindir.
Mahkeme iddiayı kabul ederek davalıya kesin olarak 1500 lira para cezası vermiştir. Davalı bu karan temyiz etmiş ise de, mahkeme kesin olarak verilen bir kararın temyiz edilme olanağı bulunmadığından, temyiz isteminin reddine karar vermiştir. Davalı bu kez bu temyiz isteminin reddine ilişkin karan temyiz etmiştir.
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 33. maddesinin 3. fıkrasında, para cezalannın alınmasına kesin olarak hükmolunacağı yazılıdır. Maddenin bu açık anlatımından da anlaşılacağı üzere kesin olarak verilmiş bir kararın temyiz edilme olanağı bulunmadığından, mahkemece, temyiz isteminin reddi biçiminde oluşturulan karar doğru görülmüştür.
Davalının temyiz itirazlan yerinde olmadığından usul ve yasaya uygun bulunan hükmün onanmasına karar verildi. (5. HD. 20.2.1984 T. 1602 E. 1382 K.)

DENETİM DEFTERi veya KARAR DEFTERİ:

Yine madde 41 'de yazılı olan hususlar uyarınca da;  Denetçiler bu raporu - denetim raporunu- ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler. Burada sözü edilen defter KARAR DEFTERİ' olup , varsa Karar Defteri ile Aynı Şekil Şartları taşıyan ayrı bir DENETİM DEFTERİ'de kullanılabilir.  

Yani 41. maddenin son fıkrasında denetçilerin, düzenleyecekleri raporları, alacakları kararlan ve gerekli gördükleri diğer hususları, (l)'den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle onaylı bir deftere yazmaları ve tarih koyarak altım imzalamaları hükme bağlanmıştır.
Bu defter, gelir ve giderler ile kararların yer alacağı 32. maddede tutulması emredilen karar defteri olup ayrı bir defter de kullanılabilir.


PEKİ İŞLETME DEFTERİ NEDİR?

Bu kat mülkiyeti defterine -yani yukarıdaki karar defteri- bütün giderlerin de yazılması yasada öngörülmüş ise de, bizce ayrıca bir işletme defterinin de tutulmasının yasal bir sakıncası olmadığı gibi, yöneticinin harcamalarının daha düzenli tutulmasını sağlayacaktır. Noterlikçe onaylanması gereken bu deftere, toplanan aylık avanslar -her bir bağımsız bölüm itibariyle- tahsil edildikleri tarih ve karşılığında verilen makbuz numarası ile, giderler de tarih sırasıyla ve harcama belgelerinin tarihi ile kimlere verildiği yazılmalıdır.-. Harcama belgelerinin tamamı bir klasör içerisinde, her an denetime hazır durumda tutulmalıdır. Yönetici ayrıca, idari kanun ve düzenlemelerin kendisine yüklediği (Kimlik Bildirme Yasası gibi) görevlerle ilgili belgelerin birer örneğini buna ilişkin özel klasörde saklamalıdır. Hesapların denetlenmesi söz konusu olduğunda veya yeni yöneticinin seçiminde, bu defterler incelemeye ve devredilmeye hazır bulundurulmalıdır.

Bazı üyeler ısrarla benden yorumlarım üzerinde gerekçeli karar veya yargıtay kararı sorarlar. Mesele bu hususta ;

Yargıtay 18. Hukuk Dairesinin 2003 yılında aldığı bir kararın içeriğine gözatmak gerekir.

"......Dava konusu alacakla ilgili olarak 25.03.2001 tarihinde her bağımsız bölüm malikinden 1.000.000.000.-TL toplanması karar verildiği ve yine 03.03.2002 tarihli toplantıda aidat ve onanma ait eski kararların geçerli olduğu belirtildiğine göre, mahkemece, alacağın dayanağını oluşturan kat malikleri kurulu kararları doğrultusunda yönetimden, karar defteri ve işletme defteri ile diğer belgeler temin edilerek üzerinde uzman bilirkişi vasıtası ile inceleme yaptırılıp, davalının borçlu olduğu miktar saptanarak bu doğrultuda bir karar verilmesi gerekirken açıklanan gerekçe ile davanın reddine karar verilmiş olması doğru görülmemiştir." (18. HD. 22/04/2003 T. 2786 E. 3298 K)."

Görüldüğü üzere Karar Defteri ve İşletme Defteri iki farklı defterdir.

Aslında Karar Defteri İşletme Defteri gibi yazılır. Ancak yönetimin gelir giderleri büyük ve kalem sayısı fazla ise muhasebe anlamında İşletme Defteri tutulması doğru olur. Ancak İşletme Defteri tutulması zorunlu değildir.

Yöneticinin , sayfaları numaralanmış ve notere onaylatılmış bir defteri (İşletme Defteri) tutması halinde ; (ki bu, karar defterinden ayrıdır) , tüm gelirleri ve harcamaları (avans, aidat ve giderleri) günü gününe bu deftere geçirmek ve bunlara ait belgeleri düzenle saklamak ve her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir, -yani Yönetici her yıl Ocak ayı içinde yıllık hesabı kapatıp, bunu notere onaylattırmakla yükümlü ve ödevlidir.-

merhaba:ben yönetici olmak istiyorum fakat karar defterinde hesaplar karışık ne alınmış ne yapılmış pek belli değil yıllardır karar defteri kapatılmamış karar defterini sıfırlama gibi bi durum varmı varsa ne yapılabilir sonradan bir sorunla kaşılaşırmıyım

Zaten her yıl yapılması gerekir. Siz karar defterinin kalan sayfalarını 45 derece çizin . "İPTAL" yazın her sayfaya . Sonra yeni bir karar defteri alıp notere onaylatın. Yukarıdaki esaslara bağlı kalarak. Eski karar defteri de zimmettir. Onu da yeni yöneticiye yeni defterle beraber teslim edersiniz.

Selamlar benzer konuda bir sorum olacaktı.
apartman yönetimini 31 ocak 2011 itibari ile yeni yönetime devrediyorum. apartmanda karar ve işletme defteri olarak 2 ayrı defterimiz var. gelir ve gider tablolarımızı işletme defterinde tutuyoruz. ben de haliyle ocak ayı sonunda 2010'a ait hesapları kapatmak üzere işletme defteri ile notere gittim. yetkili defterin 2009 yılı başında açıldığını ve bir daha kapattırılmadığı için bir sonraki yıl olan 2010 sonunda kapattırılamayacağını söyledi. yeni yönetimin 2011 için yeni bir defteri noterde açtırması gerektiğini söyledi. bu durumda hem 2009 yılı sonu hem de 2010 yılı sonu itibariyle 2 dönem farklı yöneticilerin defteri kapattırmadığı bir durumla karşı karşıyayız. yeni yönetim 2011 için yeni bir deftere noter onaylı olarak başlayacak fakat diğer yönetimler için şu an ne yapılabilir. ne öneriyorsunuz. hangi durumda ceza ile karşılaşıyoruz. bu konuda uzmanlığınıza ihtiyaç duyuyoruz. bir de içinde sadece apartman kararlarının yer aldığı herhangi bir gelir gider tablosunun yer almadığı karar defterini de kapattırmamız gerekiyor mu yoksa olduğu haliyle yeni yönetim tarafından da kullanılabilir mi? teşekkürler

Şimdi burada karar defteri ve işletme defteri birbirine karışıyor genellikle. Ancak siz tam ifade etmişsiniz. Bu uygulamada çok karşılaşılan bir durum. Yönetimi aldığınızda siz defteri kapatmalı idiniz. Veya yeni deftere başlayabilirdiniz. Şimdi süreç geçmiş.

Defterin kalan sayfalarını 45 derece çiziniz.Son sayfayı durumu özetleyen bir ifade yazınız. denetçiniz ile beraberce imzalayınız. Herhangi bir malik tarafından dava edildiğiniz taktirde  en fazla "ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası " ödeme ihtimaliniz var. Hangi dönem dava edildi ise 2009 ve / veya 2010  o dönem yöneticisi cezayı ödeyecektir. Az bir ihtimal ama. Yani biri bu ufak duurmdan dolayı yöneticiyi mahkemeye vermeli.

Yeni yönetciye bu durumdan dolayı yeni karar ve yeni işletme defterlerine başlamasını öneriniz.

Bakınız KMK Madde 36 da ifade edilmiş olan  "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. 
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır. "bu defter Karar defteri'dir.

Tabi ki siz karar defterini sadece kat malikleri kurulu kararlarını işlediğinizden defter sayfaları tükenmiyor. Tükenmediğinden de devam etmek istiyorsunuz. Bu durumda yukarıdaki ceza riski devam eder.

Noter ise kapatma işlemi için defterin açılış tarihine bakar. Defterin kapatılması sayfaların kapatılması anlamını taşımaz. Defterin tümü kapatılır.

Apartmanımızda noter onaylı karar defterine yeni geçilecek. Geçen 6 yıla ait eski yöneticilerin resmi olmayan belgeleri var. Yeni yönetim noter onaylı karar defterine bu eski belgeleri aldığını kaydetmeli mi? Eskiye dönük ibra olabilir mi? Olursa nasıl olur.
Şimdiden cevaplarınız için teşekkür ederim.
 

Karar defterini yeni tutmaya başlayacaksanız, notere defteri onaylattığınız tarihten itibarenki kararları yazacaksınız. Geçmiş 6 yılın bir ilgisi yok bu defterle. Sadece son yıla dönük bir ibra yapılmamış ise olağan genel kurulunuzda veya olağanüstü genel kurul daveti ile toplanacak genel kurulda olur.